社長をしていると本業に集中できない。効率化できる便利なツールなどがあれば知りたい。
という方向けにお答えします。
記事を書いた人
こんにちは、LEO（レオ）です。僕は中小企業の経営者で今年で5年目です。
中小企業の社長をしていると本来の仕事（経営）に集中できない事がよくあります。
その原因は下記です。
- 社長自らが現場で作業している（例 経営30：現場70）
- 仕事中に突然の来客
- 1日何十回もの電話
- 問題が起これば対処
など、読んでいて「わ～か～る～」ってなった方もいると思います。
特に中小企業の社長の中には、そもそも現場が好きでやっていて、現場のエースとなっている方が少なくありません。
また、右腕（№2）になる人がいない、現場を任せられる管理職の人がいないなどの理由で、現場から離れられないでいます。
他にも、突然の来客で時間がとられてしまう事も多々あります。
来客は幅広く、株主・取引先・OB・銀行・メーカー・知人など比較的に関係が深い方々が来たりしますが、まあ1回が長いんですよ。
平均30分くらいですかね。長い時は2時間くらいのときもありますね。
ちゃんとアポを取ってくれる方は良いんですけど、急に来るというのが中小企業であれば特に多いです。
似たような悩みを抱いている方に、集中できる環境の作り方を紹介していきたいと思います。
社長業に集中できる環境をつくる方法
結論は以下の2点です。
- 社員の中から管理職を育成する
- ルーティンワーク化
以上を詳しく解説していきます。
社員の中から管理職を育成する
早い話、この方法が一番効率がいいです。
社員の中から社長自身が選びだし、管理職として育てる方法がおすすめです。
もう一つの方法として、外部から管理職経験があり優秀な人材を連れてくるという方法もありますが、おすすめしません。
その理由は、そんなに都合よく自社にあった優秀な人材というのは見つからないから。
時間をかけて辛抱強く待っていると、いつかは見つかるかもしれませんが、正直いって時間の無駄。
それならば、既存の社員の方が会社と仕事をよく知っているため、その分効率がいいのです。
後は、社長の分身である管理職の育成です。
おすすめの教え方は、外部セミナーで管理の基礎を学んでもらった後、社長自身が教える方法です。
社長が教えるポイントとしては、
- できる限り同じ時間を共有すること
- 仕事を分担し、とりあえず本人にやらせてみる
- 定期的な管理職向けのテストも効果的
「できる限り同じ時間を共有すること」
目的は社長の分身を作る事にあります。
一番の方法は、より多くの時間を共有し、価値観を合わせることが大切です。
極端に言えば結婚生活も同じ。
結婚当初は、お互いの価値観は違い、それが理由ですれ違いや喧嘩に発展することもあった。
しかし、同じ時間を共有することで、少しずつ価値観が似てくる。
このように時間はかかるが、コミュニケーションをとる時間を多くとることが大切です。
「仕事を分担しやらせてみる」
社長の仕事の大半は、責任が大きい仕事だと思います。
その仕事をやらせてみることが大切です。
しかし、ここで注意してもらいたいのは言いすぎてはいけません。
基礎は丁寧に教え、後は静観です。
その目的は失敗させること。
人間は最初から成功したことより、失敗したことの方がよく覚える生き物です。
失敗をすることで試行錯誤し、それにより学び、成功に繋がるという事をよく覚えておいてください。
失敗したからと言って、怒ってはいけませんよ。
そして、静観しながら、しっかり管理してください。
報連相は、お互いが必ずすることがポイントです。
たまに、社長は情報が入るまで待つものだという人がいますが、それは報連相の仕組みが、組織全体に浸透している会社だけ、中小企業では仕組み化できていないところが多いです。
その場合は、人事評価に取り入れるなどの仕組み化をすることも大切ですがまずは、社長が積極的に情報を取りに行ってください。
その内、自然と情報が入るようになるでしょう。
「定期的な管理職向けのテストをする」
育成中の管理職がどこまで価値観が似てきたか、業務の理解度などテストしてみましょう。
テストといえば、ペーパー式が主流ですが、この方法じゃなくてもいいです。
メールで質問したり、直接面談したり、人事管理システムを活用したりなど色々あると思います。
オススメの方法は、コミュニケーションを図るために一緒に食事に行った時にさりげなく聞いてみるのが効果的です。
仕事場ではない、またお酒を飲むといういつもと違う環境で、緊張も少なく、本音も出やすくなるのではないでしょうか。
ポイントとしては、仕事上の話は始まって30分できっぱり辞めること大切です。
いつまでも仕事の話をすると、部下が嫌がり、次回は行きたくないと思うため、逆効果になります。
そして、社長はできる限り聞く事に専念してください。
その場での説教はNGですよ。
聞いたことは忘れず、スマホにでもメモして、今後に生かしましょう。
以上の3点を意識して、頼れる管理職を育成の参考にしてください。
社長の分身は多いほど良いと思います。
育成すること、業務を任せることは社長の大事な仕事です。
ルーティンワーク化
仕事の内容を時間を決めて、計画的に行うことをおすすまします。
例えば、私の場合
- 07：30 出社 → 情報収集、メール（確認だけ）
- 08：30 朝礼 → 会議（報告を聞く、指示する、決済）原則30分
- 09：30 現場周り
- 10：00 来客対応（※来客は10：00～12：00の2時間しかとりません）
- 13：00 現場周り（現場の作業や確認、コミュニケーションをとる）
- 15：00 メールの確認と返信 → 通常業務
- 17：00 直属の部下の1日の報告
- 17：30 今後の計画を行う
というように、来客対応は午前の10時から12時の2時間の間だけにしています。
そして会議も午前中に行います。
この2点をなぜ午前中にしているかというと、朝起きて間もないため、脳のパフォーマンスが高い時に行っています。
そのため、話をきくのも、指示するのも、決済するのも間違える可能性が低くなります。
情報収集するのも絶対朝です。
それはよく集中できるから。
上記のように、来客時間を限っていて、部下にも周知していると、社外の人も少しずつ分かってくるため、自然と来なくなりましたｗ
丁寧に社外にも発信してもいいのですが、どこか偉そうと思われたり、角が立っても嫌なのでしませんでした。
次に電話対応ですが、これは時間を決めることはさすがにできませんので、社外電話は全て窓口経由にして、社内電話は急ぎのときのみ限定しました。
まず、社外の電話は、事務所の窓口担当へかけるようにしてもらい、担当者にはプライベートも含めて私へ繋げてもいいリストを渡して、選んでもらっています。
社内からの電話については、社員にはあらかじめ報告内容や仕方を社員に教育しました。
まず、結論を先に言うこと、次に詳細（5ｗ1ｈ）をいうこと、最後に自分の考えをいうことです。
そして、ポイントは、シンプルに、悪い報告が先で良い報告が後という２点。
これを実践させました。そうすると、部下たちは報告前にあらかじめ考えるようになり、無駄な内容が減りました。
結果、電話時間も減りました。
最後に、問題発生の時の対応について、これは前文も被りますが、管理職の教育が一番です。そうじゃないと、回数も時間もへりません。いつまでも全ての問題を社長が対応していたら時間がいくらあっても足りない。
問題が起こった部署を任せている管理職が対応し、それでも解決しなかった場合、対応することで削減しましょう。
現場の作業者の教育もそうですが、どれだけ対策をしても問題は起こり、決して”0”にはならない。
日本一の自動車メーカーTOYOTAでも問題は起きています。
起こるのは仕方がない事です。
しかし、ポイントは起きた後どうするかが重要。迅速に対応しなければ取引先に迷惑が掛かります。
そのため、迅速に問題を解決するためにも管理職の対応方法を重点的に教育することが大切です。
管理職がある程度育ったなら、少しづつ仕事を分担して、社長は本来の業務（経営）に専念しましょう。
次のステップとしては管理職が下に教えていく番です。
うまくいけば、組織は強くなり、業績も自然と上がるはずです。
効率化できる便利なツール3選
人材管理システム「カオナビ」
モチベーションアップする人事評価が可能人事評価や目標管理で困っている方には必見です。
Excelや紙での評価管理は手間がかかりますよね。
しかし一括でできるシステムが「カオナビ」さんです。
- 人事配置を最適化して業績アップ
- 社員の育成
- 評価を「見える化」して公平さを確保
- 上司と部下のコミュニケーションを促す
という4つの目的があります。
まだExcelや紙を使っているのであれば、一度検討をおすすめします。
めっちゃいいよ！
Eight（名刺アプリ）
名刺を撮影するだけで、手軽に名刺情報をデータ化できるアプリです。
しかも、無料で使えます。
社長業をしていると名刺交換が非常に多い。
気づけば山盛りになっています。
いままでは探すにも時間がかかっていましたが、これ使ってからはサクッと見つかり、バッと整理もできるのでめっちゃいいですよ！
Eightの良いところは、撮影したデータがオペレーターに送られ、手入力で情報が入力されます。
そのためデータを手入力したり、修正したりする手間を省くことができます。
配信元のSansan株式会社は、プライバシーマークを取得している、高いセキュリティを敷いている企業。
そのため、安心して使用できます。
Dropbox
Dropboxは無料で使えるクラウドストレージサービスです。
PC、スマホ、タブレットいずれの端末からもアクセス可能です。
例えば出張先で急に必要になったデータも、Dropboxから取り出して、時間や場所関係なく仕事に取り組めます。
無料版「Dropbox Basic」の容量は、2Gですが、「Dropbox Pro」は1T、「Dropbox Buisiness」が無制限で使用できます。
スマホでどこでも確認できるので、めっちゃおすすめですよ！
まとめ
社長業に集中できる環境をつくる方法は2点
1.社員の中から管理職を育成する
社長自身が選び、教えましょう
教えるポイントとしては、
- できる限り同じ時間を共有すること
- 仕事を分担し、とりあえず本人にやらせてみる
- 定期的な管理職向けのテストも効果的
2.ルーティンワーク化
効率化できる便利なツール3選
- 人材管理システム「カオナビ」
- Eight（名刺アプリ）
- Dropbox
さて、役に立つことはできたでしょうか。
少しでも参考にしてもらえれば幸いです。
上記でおすすめしたことは、全て僕が実践してきたことです。
僕は、様々な経営本を読んだり、他の経営者の方に聞いたりして学び、それを試して、確認する。
もし、ダメなら再度見直しして、また試すという、PDCAサイクルを行っています。
「ダメならすぐにやめて、違う方法を試せばいい。」という方針です。
皆さんも参考にするだけではなく、どんどん試して検証してみましょう。
応援しています。
